← Wróć na stronę VISUS 2026

Klauzula informacyjna RODO dla uczestników

1. Kto przetwarza dane Uczestników?

Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją i przeprowadzeniem Konferencji VISUS 2026 są:

Współadministratorzy wspólnie ustalają cele oraz sposoby przetwarzania danych związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem Konferencji.

2. Punkt kontaktowy

Punktem kontaktowym w sprawach dotyczących danych osobowych jest Biuro Cechu Optyków w Warszawie, ul. Piekarska 6/5, 00-264 Warszawa, tel. +48 510 235 688, e-mail: biuro@cechoptyk.waw.pl. Uczestnik może również zwrócić się bezpośrednio do każdego ze Współadministratorów.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane?

Współadministratorzy powinni zbierać wyłącznie dane potrzebne do realizacji konkretnego celu.

4. Dlaczego dane są przetwarzane?

Rejestracja i udział w Konferencji - przyjęcie zgłoszenia, zawarcie i wykonanie umowy dotyczącej udziału, potwierdzenie rejestracji, przekazywanie informacji organizacyjnych, przygotowanie identyfikatora i pakietu Uczestnika oraz zapewnienie dostępu do Konferencji i kolacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Płatności i dokumenty księgowe - przyjęcie płatności, wystawienie faktury lub innego dokumentu księgowego oraz realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Weryfikacja prawa do biletu ulgowego - sprawdzenie członkostwa w Cechu, zatrudnienia u członka Cechu albo statusu ucznia lub studenta kierunku branżowego (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO).

Bezpieczeństwo, reklamacje i roszczenia - zapewnienie bezpieczeństwa podczas wydarzenia, obsługa pytań i reklamacji, wyjaśnienie ewentualnych zdarzeń oraz ustalenie, dochodzenie albo obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zdjęcia i nagrania ogólne - wizerunek Uczestnika znajdującego się w szerokim kadrze przedstawiającym grupę osób, salę konferencyjną, strefę wystawienniczą lub ogólny przebieg wydarzenia może być przetwarzany w celu dokumentowania oraz informowania o Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Indywidualne zdjęcia, wywiady i wypowiedzi - będą wykorzystywane na podstawie dobrowolnej zgody Uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Dane dotyczące zdrowia - informacje dotyczące alergii, nietolerancji, niepełnosprawności lub stanu zdrowia będą przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy Uczestnik dobrowolnie je poda i wyrazi wyraźną zgodę (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

Informacje marketingowe - dane będą wykorzystywane do przesyłania informacji o kolejnych wydarzeniach, szkoleniach lub działalności Organizatorów wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rejestracji, zawarcia umowy i udziału w Konferencji. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia, potwierdzenie płatności, wystawienie dokumentu księgowego, przygotowanie identyfikatora oraz udział w Konferencji albo kolacji.

Podanie danych dotyczących marketingu, indywidualnego wizerunku, alergii i innych informacji zdrowotnych jest dobrowolne. Brak zgody marketingowej lub zgody na indywidualny wizerunek nie wpływa na możliwość udziału w Konferencji.

6. Komu dane mogą zostać udostępnione?

Dane mogą zostać przekazane wyłącznie w zakresie potrzebnym do przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia:

Dane Uczestników nie będą przekazywane Wystawcom do ich własnych działań marketingowych bez odpowiedniej podstawy prawnej.

7. Publikacja w mediach społecznościowych

Zdjęcia oraz nagrania mogą być publikowane na stronach internetowych i profilach społecznościowych Organizatorów. Materiały opublikowane w internecie mogą być dostępne dla nieograniczonej liczby odbiorców. W przypadku korzystania z platform społecznościowych dane mogą być przetwarzane zgodnie z zasadami i politykami prywatności operatorów tych platform. Jeżeli operator platformy przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie danych powinno następować z zastosowaniem mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO.

8. Jak długo dane będą przechowywane?

Dane związane z rejestracją i udziałem w Konferencji będą przechowywane przez czas potrzebny do przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia wydarzenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dokumenty księgowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu wycofania zgody, ustania celu przetwarzania lub wcześniejszego usunięcia danych.

Informacje dotyczące alergii, zdrowia lub szczególnych potrzeb zostaną usunięte po zakończeniu wydarzenia, co do zasady nie później niż w ciągu 30 dni od zakończenia Konferencji. Zdjęcia i nagrania dokumentujące wydarzenie mogą być przechowywane w archiwum Organizatorów przez okres odpowiadający celom dokumentacyjnym, informacyjnym i promocyjnym.

9. Jakie prawa przysługują Uczestnikowi?

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

10. Jak skorzystać z praw?

Wniosek można przesłać e-mailem na adres biuro@cechoptyk.waw.pl albo pisemnie na adres: Cech Optyków w Warszawie, ul. Piekarska 6/5, 00-264 Warszawa. Współadministratorzy mogą poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli będzie to konieczne do ochrony jej danych.

11. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skorzystanie z prawa do skargi nie ogranicza możliwości wcześniejszego zwrócenia się bezpośrednio do Współadministratorów.

12. Zautomatyzowane decyzje

Dane Uczestników nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Dane nie będą podlegały profilowaniu, chyba że Uczestnik zostanie o tym wcześniej wyraźnie poinformowany.

Ostatnia aktualizacja: lipiec 2026.